L’éventuel engagement de personnel assistant(e) médical(e) ou secrétaire médical(e) revêt une importance particulière. Pour aider le médecin dans les formalités que cela implique, la FMH ou les sociétés médicales cantonales sont souvent d’une aide précieuse. En principe, elles mettent également à disposition de leurs membres des modèles de contrat de travail.

De même, les courtiers d’assurances peuvent orienter le médecin dans le choix et la conclusion de polices d’assurance obligatoires et/ou facultatives pour le personnel du cabinet. Enfin, les sociétés fiduciaires peuvent non seulement établir la comptabilité du cabinet, mais également s’assurer que les charges du personnel (cotisations sociales, impôt à la source) sont acquittées conformément au droit.

Sans vocation à l’exhaustivité, voici quelques points clefs dont il convient de tenir compte.

Nature du contrat

Tout d’abord, et compte tenu de la relation de subordination qu’il existe entre le médecin et l’assistant(e) médical(e) ou le/la secrétaire médical(e) seul un contrat de travail au sens des art. 319ss du Code des obligations (CO) entre en principe en ligne de compte.

Cela signifie notamment que si les parties n’ont pas régi certains aspects de la relation contractuelle, les dispositions du CO trouveront application. De plus, le droit du travail au sens large a ceci de particulier qu’il contient des règles protectrices du travailleur auxquelles il n’est pas possible de déroger, même en cas d’accord entre les parties.

Enfin, la marge de manœuvre est également limitée s’il existe une convention collective de travail applicable dans le canton de situation du cabinet médical, ce qu’il faut bien entendu préalablement vérifier.

Durée

Le contrat de travail peut être de durée déterminée ou indéterminée. S’il est de durée indéterminée (ce qui sera souvent le cas pour un cabinet médical), il convient de fixer les modalités de la résiliation.

En principe, et sauf si on souhaite des délais plus longs, on reprendra les dispositions de l’art. 335c CO qui prévoit un délai d’un mois (pour la fin du mois) durant la première année de service, de deux mois (pour la fin d’un mois) de la deuxième à la neuvième année de service et de trois mois ensuite.

Il est également opportun, pour des raisons de flexibilité au début des rapports de travail, de prévoir un temps d’essai de 3 mois (correspondant au maximum légal) durant lequel le contrat de travail peut être résilié moyennant un préavis de 7 jours.

Rémunération

Les sociétés médicales cantonales émettent en principe des directives salariales minimales. De telles recommandations ne sont toutefois pas juridiquement contraignantes et le salaire peut être fixé librement, sous réserve d’une convention collective éventuellement applicable.

Vacances

L’article 329a CO prévoit que l’employeur accorde au travailleur au minimum quatre semaines de vacances par an, dont deux semaines d’affilée. Le contrat de travail peut bien entendu prévoir des vacances supplémentaires.

Vu l’importance pour le médecin de pouvoir compter sur son assistant(e) médical(e) ou son/sa secrétaire médical(e), il lui est en principe loisible de décider quand les vacances doivent être prises, par exemple, lors de ses propres vacances. Les souhaits du personnel sont néanmoins pris en compte dans la mesure du possible et si la bonne marche du cabinet est assurée.

Salaire en cas de maladie ou d’accident

En tant qu’employeur, le médecin est tenu de souscrire pour ses employés une assurance au sens de la LAA (Loi fédérale sur l’assurance-accident) couvrant les accidents et les maladies professionnelles. Dès 8 heures de travail hebdomadaire auprès du même médecin, l’assurance devra également couvrir le risque d’accident non professionnel de l’employé.

L’assurance accident au sens de la LAA verse des indemnités journalières dès le 3^ejour d’incapacité de travail. Pour les deux premiers jours d’absence, le médecin est tenu de verser 80 % du salaire selon l’art. 324b CO.

Le médecin n’est pas tenu de souscrire pour ses employés une assurance perte de gain en cas de maladie. Si une incapacité de travail survient, il devra verser à l’employé le salaire pour un temps limité en application de l’art. 324a CO. Par exemple, pour la première année de service, l’obligation de verser le salaire n’est que de trois semaines, ce qui place l’employé dont l’incapacité de travail dure plus longtemps dans une situation précaire. Pour cette raison, il est usuel pour le médecin de souscrire une assurance perte de gain maladie qui couvrira les indemnités journalières, en principe pendant 720 jours après un délai de carence. Il s’agit toutefois d’une possibilité et non d’une obligation.

Déductions sociales et impôt à la source

Le médecin est tenu de régler les cotisations sociales fédérales AVS, AI, AC et APG et éventuellement cantonales qui sont dues lors du versement du salaire à l’employée.

Il est également tenu de prélever l’impôt à la source, notamment lorsque l’employé du cabinet est domicilié hors de Suisse (par exemple frontalier) ou est domicilié en Suisse mais sans être titulaire d’une autorisation d’établissement (permis C).

Le taux de l’impôt à la source dépend du canton de situation du cabinet médical.

Prévoyance professionnelle

En vertu de l’art. 2 al. 1 LPP, dès que le salaire minimum annuel de CHF 21'330.- versé par le même employeur est atteint, le médecin est tenu de souscrire une police d’assurance de prévoyance professionnelle pour son employé, laquelle prévoit le versement de prestations en cas de vieillesse, d’invalidité ou de décès.

Responsabilité

En tant qu’auxiliaire, l’assistant(e) médical(e) ou le/la secrétaire médical(e) engage la responsabilité civile du médecin, même lors d’un simple téléphone avec le patient. Il convient par conséquent de s’assurer des compétences du collaborateur, de lui donner des instructions claires et de surveiller son activité. Il n’est pas inutile, dans ce cadre, de prévoir un règlement du cabinet qui récapitule les règles de fonctionnement.

Le médecin s’assurera que sa police d’assurance responsabilité civile couvre bien l’activité des employés du cabinet.

Secret médical

L’assistant(e) médical(e) ou le/la secrétaire médical(e) est soumise au secret professionnel au sens de l’art. 321 du Code pénal. Les employés engagent à ce titre leur responsabilité propre. Il convient néanmoins pour le médecin d’attirer leur attention à ce sujet dans le contrat de travail.

Autorisation cantonale de pratiquer

Le médecin sera bien avisé de vérifier si l’assistant(e) médical(e) est tenu (en fonction du canton de situation du cabinet médical) d’être au bénéfice d’une autorisation de pratiquer et si une telle autorisation a été délivrée.

En raison de l’absence de soins apportés aux patients, le/la secrétaire médical(e) n’est en revanche en principe pas tenu(e) d’être titulaire d’une telle autorisation. 

Permis de travail

En cas d’engagement d’un employé étranger, le médecin devra (préalablement à l’entrée en fonction) faire le nécessaire pour obtenir un permis de travail pour son employé (art. 11 al. 3 LEI).